Slik svarer du på offentlige anskaffelser

Det kreves stort pågangsmot og utholdenhet å pløye seg igjennom kunngjøringer på Doffin. For små håndverksbedrifter oppleves anbudssystemet ofte som ekstremt deprimerende og ugjennomtrengelig. I bunn og grunn er den største hindringen på det mentale plan. Blant små håndverksbedrifter finnes det noen typiske fallgruver i møtet med anbudssystemet – litt avhengig av temperament kan reaksjonene være som følger:

A) De energiske ja-menneskene skumleser kunngjøringen og tenker «YES!» detter greier vi – de hiver seg rundt og smeller sammen et tilbud som leveres inn uten mye redigering. Det kan hende de er dyktige håndverkere, men det vil mest sannsynlig ikke komme tydelig frem av tilbudet, som virker uoversiktlig og kaotisk.

B) Tvilerne (som det finnes mange av blant de samvittighetsfulle tradisjonshåndverkerne) har skumlest kunngjøringen og grøsser innvendig av alle kravene og alt maset. De tenker og tenker, og kanskje i siste liten tenker de, at de kanskje burde sende inn et tilbud uansett. Tilbudet blir preget av hastverksarbeid, fordi de ikke brukte tiden effektivt.

Det de har til felles er at de ikke analyserte kunngjøringen grundig og realistisk, og at tilbudene derfor ikke blir optimale. For å få til et godt tilbud kreves det tålmodighet, planlegging og en positiv innstilling.

Om å analysere kunngjøringen: hvordan pløye seg igjennom en kunngjøring

Det aller viktigste er at man tar seg god tid til å gjøre «hjemmeleksen» med å lese kunngjøringen veldig nøye. Når man har kommet seg igjennom kunngjøringen og har merket av det viktigste, kan det være nyttig å lage seg en liste over nøyaktig hva anskaffelsen gjelder, hvilke kvalifikasjonskrav som stilles og hvilke referanser som etterspørres.

Det er også veldig viktig å notere spørsmål som dukker opp. Et stort antall kunngjøringer er mangelfulle og kan med fordel utdypes. Derfor er det viktig med alle spørsmålene som kommer inn. Spørsmål fra leverandører skal sendes skriftlig til oppdragsgiveren, som så skal sende svar til alle interesserte leverandører. Det å spørre gode og relevante spørsmål er med på å forbedre kunngjøringen.

Søk hjelp innenfor nettverket ditt og diskuter saken med andre hvis du føler at deler av en kunngjøring er uklar. Det er veldig ofte undervurdert hvor viktig det er å forstå en kunngjøring grundig.

Hvis man er en «tviler» og usikker på om man vil levere inn et tilbud eller ikke, bør man «late» som om man skal sende inn et tilbud. Her gjelder motto «det er bedre å snu senere!», for man kan alltids la være å sende inn et tilbud.

Oppfyller firmaet kvalifikasjonskravene?

For å kunne levere et gyldig tilbud kreves det at kvalifikasjonskravene oppfylles. Dette er minimumskravene som stilles som kan gjelde økonomi, kapasitet, kompetanse, erfaring, rutiner, m.m. Alle minimumskravene må oppfylles for at man skal kunne delta i konkurransen. Det er svært viktig å forstå dette, slik at man ikke bruker masse tid på en konkurranse, der man ikke oppfyller kvalifikasjonskravene.

Hvis man mener kravene ikke står i forhold til ytelsen som etterspørres i konkurransen (og man derfor utestenges) – f.eks. at det stilles alt for strenge krav til dokumentasjon av økonomi og organisering i forhold til ytelsens omfang eller karakter – er det grunn til å ta kontakt med oppdragsgiver og be dem revurdere kvalifikasjonskravene. I forskrift om offentlige anskaffelser gjelder prinsippet om at kvalifikasjonskravene skal stå i proporsjon til ytelsen (proporsjonalitetsprinsippet)*.

Hvis man oppfyller alle kvalifikasjonskravene som stilles, kan man begynne å tenke videre.

Dokumentasjon som må bestilles fra Skatteetaten e.l. bør bestilles med en gang. Det er også nyttig å lage en egen «tilbudsperm» med en gang, der man begynner å samle alt som skal være med. Dokumentasjon som man har «litt her og der», bør man skrive ut eller kopiere og plassere i tilbudspermen. Det er lett å tro at dette ikke tar så lang tid, og at man skal ordne det til slutt. Men da kan det ofte være for sent. Hvis man oppdager at man mangler noen dokumenter, kan det hende at man ikke klarer å levere tilbudet i tide.

Nøyaktig hva er «oppdraget»?

Lag en egen oversikt over oppdragets karakter og omfang. Det er en stor hjelp å forstå mest mulig om hva som er etterspurt. Hvilke materialer eller teknikker er nevnt? Det er også viktig å skrive ned alle spørsmål som dukker opp. Søk gjerne etter mere informasjon som kan være relevant, både om stedet, bygningen, e.l. og om eieren/oppdragsgiveren.

Det skal alltid være mulighet for en befaring, noe som ofte er satt opp allerede i kunngjøringen. Befaringer er svært viktige, både fordi man selv får et inntrykk av oppdraget, men også fordi det dukker opp spørsmål underveis. Selv om det skrives referat fra alt som blir sagt på slike tilbudsbefaringer, vil man nok få med seg mer om man er tilstede.

Når man har fått en god forståelse av oppdraget er det lettere å avgjøre om man vil satse på å levere inn et tilbud eller ikke. Det krever mye arbeid å levere et godt tilbud – og det er en god regel og ha en klar intensjon med tilbudet. Er man ikke helt motivert, er det bedre å bruke kreftene på noe annet. 

Hvilken kompetanse innehar vi og hvilke referanser har vi som er relevante for nettopp dette oppdraget?

Det er viktig å spørre seg selv hvilke oppdrag man selv har utført som er relevante for nettopp dette oppdraget, og deretter velge ut de 3 beste prosjektene.

Særlig innen tradisjonshåndverk er det veldig mange svært kompetente folk med mange gode referanser. Men ikke alle er like gode på formidling av dem. Man bør finne en måte å presentere de utvalgte prosjektene på, som er lett å lese og visuelt tiltalende. Man kan vise noen illustrerende foto og beskrive kort hva jobben gikk ut på, samt hvilke materialer og teknikker som ble brukt. Ikke glem å ha med når arbeidet ble utført og omfanget av oppdraget (enten angitt som tid eller sum). Det er også fint å ha med litt «kjedelige» fakta, som stedsnavn, datering, m.m.

Husk også å ha med kontaktperson og telefonnummer – det er svært viktig at navn og nummer stemmer, siden referanser ofte sjekkes. Hvis oppdragsgiveren får til svar at «dette nummeret er ikke i bruk lenger», gir det svært dårlig uttelling.

I tillegg til en mer visuell fremstilling av et par «stjerneprosjekter» bør man lage en kort referanseoversikt over flest mulig relevante prosjekt. Relevant i denne sammenhengen vil si at det er en direkte sammenheng med oppdraget – altså lignende eller samme teknikker, materialer, m.m. Her bør man også ha med de viktigste fakta. Det holder ikke å lage en liste der det bare står listet opp noen stedsnavn.

Noen ganger etterspørres det evaluerings-skjemaer fra tidligere oppdrag. Da kommer det frem av skjemaene hva som skal opplyses. Svar på det det spørres om!

Om å samarbeide med andre og bruken av underleverandører

For små håndverksbedrifter kan det i mange sammenhenger være svært gunstig å samarbeide med andre, enten som et likeverdig samarbeid eller ved at noen er underleverandører. Hvis man tenker at dette kan være aktuelt bør man ta kontakt så snart som mulig for å avklare samarbeidsform.

Man bør ha en åpen dialog om hva samarbeidet omfatter, tidsbruk og timepriser osv. Det bør også være avklart hvem som er prosjektleder og hvem som har det faglige hovedansvaret. Dette er ting som det er viktig å få tydelig frem i tilbudet som leveres inn.

De som skal levere inn tilbudet må få all nødvendig informasjon og dokumentasjon tilsendt minst 1 uke før innleveringsfristen for tilbudet. Det er også obligatorisk å lage signerte samarbeidsavtaler – hvis dette mangler kan tilbudet avvises som ugyldig (eller tilbudet kan klages inn av andre leverandører og deretter avvises som ugyldig). 

Hvordan vil tilbudet virke på mottakeren?

Når du skriver er det lurt å ha i bakhodet hvem det er som skal lese tilbudet og hvordan dette kan virke på dem. Man bør vokte seg for å levere inn et halvhjertet tilbud. Et tilbud som virker slurvete kan være en svært dårlig referanse.

I noen tilfeller kan det være ønskelig å levere inn et tilbud, selv om man ikke regner med å vinne konkurransen. Man kan ha en annet mål med deltagelsen, for eksempel kan det være å vise seg frem til en bestemt oppdragsgiver og markere at man faktisk finnes i markedet.

Uansett hvorfor man leverer inn et tilbud så bør det ha noen grunnleggende kvaliteter:

1) tilbudet bør være ryddig og oversiktlig – det bør være lett å finne frem i

2) tilbudsbrevet bør være kort, velformulert og rett på sak

3) referanser bør være relevante, dvs. skreddersydd for konkurransen det gjelder

Enkelte firmaer, særlig enkelte mellomstore, legger mye penger i design og «fjas» - det kan være spesialdesignet perm og det legges ved en mengde reklame. Design av perm o.l. har ingen betydning for vurderingen av tilbudene. Når det gjelder reklame og annet irrelevant materiale som kan være lagt ved et tilbud, så er dette direkte negativt. Det kan gi oppdragsgiveren en følelse av manglende oppgaveforståelse, når en leverandør begynner å tilby alt mulig annet.